DX推進方針

ワンスフォルは、データとデジタル技術を活用して自社の業務を見直し、少人数でも対応の質を保ちながら、お客様への継続的な改善支援を進めます。本方針では、目指す事業の姿、DX戦略、推進体制、ITシステム環境、進捗を確認する指標を定めます。

1. 目指す事業の姿

ワンスフォルは、WordPressを活用したホームページ制作、L Messageを活用したLINE公式アカウント構築、業務のデジタル化とAI活用の支援を通じて、中小企業・個人事業主の事業運営を支援しています。

生成AIやクラウドサービスの普及は、小規模事業者にとって、情報整理、作業の自動化、顧客対応の改善を進める機会になります。一方で、制作や設定だけでは差別化が難しくなること、情報漏えい・誤出力、外部サービスへの依存は、自社の事業継続に影響する課題です。

ワンスフォルは、相談受付から提案、納品、運用支援までの自社業務をデータで見直し、少人数でも対応の質を保ちます。運用データに基づく改善支援へ提供価値を広げ、継続して改善できる事業運営を目指します。

2. DX戦略

案件情報をつなぎ 対応の抜けと重複を減らす

Googleスプレッドシートと自作案件管理アプリを基盤に、問い合わせ経路、顧客要望、提案、進捗、納品内容、支援履歴を案件単位で結び付ける共通管理方法を整備します。案件段階ごとの必須項目、更新時期、次の対応を明確にし、転記や情報の探し直しを減らします。

標準化とAI活用で 提案と支援の時間を確保する

ヒアリング、提案、制作確認、引き継ぎの手順と確認項目を整えます。AIは情報整理や文案作成の補助に用い、対外成果物の事実関係、品質、権利、機密上の問題は代表者が確認します。削減できた作業時間を、顧客の課題理解と改善提案に振り向けます。

データに基づく継続改善をサービスとして育てる

案件別の対応時間、顧客要望、継続支援の利用状況を振り返り、提供範囲、価格、業務手順を見直します。制作・構築に加え、月次の運用データを確認して改善を提案する継続支援を整え、単発受注だけに依存しない事業構成を目指します。

3. 推進体制と人材育成

DX推進の総括責任者と実務担当は、代表 田中智也が担います。代表が施策の優先順位、費用、利用サービス、情報の取扱いを判断します。月次で進捗と指標を確認し、四半期ごとに効果、負担、リスクを評価して、継続・修正・中止の判断を記録します。

代表は、データ整理、業務設計、AI出力の評価、情報セキュリティを重点テーマとして学習と検証を進めます。外部の専門性が必要な場合は、業務範囲、守秘義務、アクセス権限、成果物の確認責任を明確にしたうえで活用を検討し、代表が最終判断と顧客への説明を担います。

4. ITシステム環境の整備

現状を把握してから 必要な仕組みを選ぶ

問い合わせ窓口、案件管理、ファイル保存、契約・請求のデータの流れを棚卸しし、重複入力、情報の所在、属人化、権限管理を点検します。追加導入は、運用負担、費用、データ出力のしやすさ、連携性、セキュリティを確認して判断します。

段階的に移行し 業務を止めない

案件を識別する番号と共通項目を定め、顧客情報、進捗、成果物、支援履歴を関連付けます。自動連携は必要性と保護措置を確認した範囲から少数案件で試行し、移行前のバックアップ、移行後の件数・内容照合、手作業に戻す方法を用意したうえで対象を広げます。

情報を守り AIの判断を人が確認する

利用者、端末、サービスを把握し、最小限のアクセス権限、多要素認証、更新管理、バックアップと復元確認、事故時の連絡手順を整備します。個人情報や顧客機密をAIへ入力する場合は、契約・利用条件、必要な許諾と保護措置を確認します。外部サービスの停止・変更に備え、データの取り出しと代替手順も確認します。

5. 12か月の取組計画

本方針の採択月の翌月を第1月とする12か月を計画期間とします。第1〜2月は現状把握、指標の基準値収集、課題と優先順位の整理を行います。第3〜6月は共通管理、標準手順、安全対策を試行して対象を広げます。第7〜12月は計測結果に基づいて改善を進め、継続支援サービスの内容を見直します。

6. 達成度を確認する指標

DX戦略の進み具合は、次の3指標で確認します。第1〜2月に対象、記録方法、基準値を整理し、以後は代表が月次で把握して四半期ごとに評価します。数値と併せて案件の内容と顧客対応の品質を確認し、業務手順や施策の優先順位を見直します。

指標	確認すること	定義と計測方法	確認頻度
有効問い合わせの一元管理率	案件情報をつなぐ	共通台帳に必要項目と対応状態を記録した有効問い合わせ件数 ÷ 有効問い合わせ総件数 × 100。対象は新規問い合わせとし、重複、営業・迷惑連絡を除きます。月次で問い合わせ記録と台帳を照合します。	月次
初回提案までの所要営業日中央値	標準化の効果を確認する	提案に必要な要件の確認完了日から初回提案提出日までの営業日数の中央値。月内に初回提案した案件を集計し、件数と案件難易度を併記して確認します。	月次
継続改善型サービス売上比率	事業構成の変化を確認する	月次のデータ確認と改善提案を含む継続支援契約の売上 ÷ 総売上 × 100。単純な保守・更新のみの契約は分子に含めず、同じ売上計上基準で月次集計し、四半期でも確認します。	月次・四半期

7. 代表者メッセージ

私は、お客様の業務改善を支援するだけでなく、ワンスフォル自身の仕事の進め方も変えていきます。相談から提案、納品後の支援までの情報をつなぎ、データを基に振り返る仕組みを整えます。AIは人の判断を置き換えるものではなく、仕事を助ける道具として使い、提供する内容には私が責任を持ちます。

ワンスフォル　代表　田中智也