人員追加も資格追加も、ボタンひとつで全帳票へ。建設業の配員表・資格一覧Excelをマクロで再設計｜阿南重工業株式会社様

「人をひとり増やすたび、資格をひとつ増やすたびに、いくつもの帳票を手で直す」。

建設業の事務作業で起こりがちなこの手間を、Excelマクロ（VBA）の改修で解消した事例をご紹介します。

案件概要

クライアント	阿南重工業株式会社 様
支援内容	配員表・工事従事者資格一覧のExcelマクロ（VBA）改修・再設計、操作マニュアル作成
環境	Windows／Microsoft Excel（VBA）
期間	約1ヶ月（現状調査〜納品・操作説明まで）

ご依頼の背景・課題

阿南重工業株式会社様は、静岡県御前崎市を拠点に、発電所設備の配管の設計・施工・製作、溶接、保守メンテナンス、土木工事などを手がける会社です。多くの有資格者が現場に従事する事業だからこそ、配員表や資格一覧といった書類の管理が日々の業務に欠かせません。

同社では、工事現場ごとの「配員表」と「工事従事者の資格一覧」をExcelで管理されていました。もともとマクロ（Excelの処理を自動化するプログラム）による運用が組まれていましたが、実際の業務では次のような手間が残っていました。

• 人員や資格を追加するたびに、元データから各帳票へ転記し、罫線や結合セルなどの書式を手作業で整える必要がある
• 資格の種類を増やすと、帳票の修正だけでなく、マクロのプログラム自体も手で直さなければならない
• 現場へ提出する資格一覧表は、対象の作業員を選び、人数に応じたページ割りを考えながら作成する必要がある

現場に提出する書類だからこそ正確さが求められる一方で、手作業の転記や書式調整は時間がかかり、ミスが入り込む余地のある工程でした。

実施した改善

1. 人員追加・資格追加を入力フォーム化し、ワンクリックで反映

人員や資格の追加を専用フォームからの入力に変え、元データからマスタ帳票への反映をボタンひとつで完了する仕組みにしました。追加した行や列の罫線・セル結合・日付の表示形式もマクロが自動で整えるため、「転記したあとに書式を手で直す」作業がなくなりました。

2. 現場提出用の資格一覧表を、作業員を選ぶだけで自動生成

提出用の資格一覧表は、対象の作業員にチェックを入れるだけで自動作成されるようにしました。人数に応じたページ分割も自動で行われ、作成したファイルは担当者ごとのフォルダへ自動で振り分けて保存されます。「選んで、ボタンを押すだけ」で提出書類が整います。

3. 「将来も直さなくていい」設計に再構築

改修前は、資格を追加するたびにマクロ内の数値を手で修正する必要がありました。改修後は、資格や人員が増えてもマクロが自動で追従するため、プログラムの修正は不要です。年度の切り替えも、設定シートの参照先を1箇所書き換えるだけで完了します。

導入効果

これまで手作業で行っていた転記・書式調整・提出書類の作成が、フォーム入力とボタン操作に置き換わりました。人の手で判断・調整する箇所が減ったぶん、転記漏れや書式崩れといったミスの入り込む余地も小さくなっています。

品質担保の取り組み

書類の性質上、「動くこと」だけでなく「正しく出力されること」が欠かせません。そのため、次の体制で品質を担保しました。

• テスト仕様書を作成し、全項目の動作確認を実施
• 実際の帳票データを使った検証を行い、お客様の実機での最終確認まで伴走
• 操作マニュアル（PowerPoint）を作成・納品し、仕様のご説明とデモの場を実施

Excel業務の自動化、ご相談ください

「毎月、同じ転記作業に時間を取られている」「昔作ったマクロが、今の業務に合わなくなってきた」——そんなお悩みはありませんか。

ワンスフォルでは、いまお使いのExcelファイルをそのまま活かしながら、転記・書式調整・書類作成の手間を自動化する改修を承っています。現状のファイルを拝見したうえで、どこまで自動化できるかをご提案しますので、まずはお気軽にご相談ください。